Kleinunternehmerregelung - für wen sie gilt und wann sie sinnvoll ist
- Die Kleinunternehmerregelung ergibt sich aus § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG). Sie ermöglicht Unternehmern mit geringen Umsätzen die Befreiung von der Umsatzsteuer.
- In Anspruch nehmen können sie Unternehmer, deren Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr unter 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) lag und die im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich Umsätze von nicht mehr als 50.000 Euro erzielen werden.
- Wenn Sie sich für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheiden, sind Sie für fünf Jahre daran gebunden – ein Wechsel in die Regelbesteuerung ist in dieser Zeit nur möglich, wenn Sie die gesetzlich festgelegten Umsatzgrenzen überschreiten.
- Als Kleinunternehmer weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und sind nicht zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Ab dem Steuerjahr 2024 müssen Kleinunternehmer auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr erstellen.
- Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung lohnt sich vorrangig für nebenberuflich Selbstständige mit geringen Investitionen, die überwiegend für private Kunden tätig werden und in absehbarer Zukunft keine Umsatzsteigerungen erwarten.
- Wesentliche Nachteile der Kleinunternehmerregelung bestehen darin, dass Sie beim Finanzamt für betriebliche Anschaffungen keinen Vorsteuerabzug nach § 15 UStG geltend machen können und bei einem Wechsel in die Regelbesteuerung Ihre Preise steuerbedingt erhöhen müssen. Außerdem können sich aus dem Status als Kleinunternehmer gegenüber anderen Unternehmen Image-Nachteile ergeben.
Kleinunternehmerregelung – Definition
Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um eine Sonderregelung für die Umsatzsteuer. Nach dieser Regelung können sich Unternehmen, die mit ihren Umsätzen unter einer festgelegten Grenze bleiben, von der Umsatzsteuer befreien lassen. Existenzgründer und Kleinunternehmer haben durch diese Regelung bei geringen Umsätzen keine zusätzlichen Abgaben durch die Umsatzsteuer.
Allgemeines zur Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die auf den Austausch von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Bezahlt wird sie von den Endverbrauchern. Steuerpflichtig gegenüber dem Finanzamt ist jedoch der Unternehmer, der diese Lieferungen und Leistungen erbringt.
Unternehmer sind dazu verpflichtet, auf ihre Produkte und Dienstleistungen Umsatzsteuer aufzuschlagen und auf ihren Rechnungen auszuweisen. Der reguläre Umsatzsteuersatz beträgt 19 %, für bestimmte Produkte gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 %. Für Unternehmer ist die von ihnen ausgewiesene Umsatzsteuer ein sogenannter durchlaufender Posten, der sie finanziell nicht belastet. Sie leiten lediglich die von den Verbrauchern gezahlten Umsatzsteuer ans Finanzamt weiter. Zahlungspflicht besteht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Außerdem muss zusammen mit anderen Steuererklärungen (Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer) eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgegeben werden.
Sofern keine Befreiung vorliegt, besteht ab dem Beginn einer freiberuflichen oder selbstständigen Tätigkeit Umsatzsteuerpflicht.
Unternehmer, die Umsatzsteuer zahlen, können beim Finanzamt laut § 15 UStG für betriebliche Einkäufe einen Vorsteuerabzug geltend machen. Von der von ihnen ans Finanzamt abgeführten Umsatzsteuer ihrer Kunden wird die sogenannte Vorsteuer – die für eigene betriebliche Anschaffungen gezahlte Umsatzsteuer – abgezogen.
Voraussetzungen für den Kleinunternehmer-Status
Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ermöglicht die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht. Ihre Anwendung wird in § 19 UStG geregelt.
Damit Sie gegebenenfalls von dieser Regelung profitieren können, müssen nach § 19 Abs. 3 UStG zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Der Bruttojahresumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr liegt unter 22.000 Euro (bis 2019 17.500 Euro).
- Der Bruttojahresumsatz im laufenden Kalenderjahr beträgt maximal 50.000 Euro.
Ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden wollen oder nicht, bleibt Ihnen überlassen – eine gesetzliche Verpflichtung dazu gibt es nicht. Sie können somit auch mit geringen Umsätzen für die Regelbesteuerung entscheiden. Wenn Sie sich für diese Regelung entscheiden, sind Sie allerdings für fünf Jahre daran gebunden, sofern Ihre Umsätze nicht über die gesetzlich festgelegte Umsatzgrenze steigen.
Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
- Befreiung von der Umsatzsteuer
- Keine vierteljährliche oder monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
- Ab dem Steuerjahr 2024 keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr
- Vereinfachung der Buchhaltung
- Günstigere Preise für die Kunden durch den Wegfall der Umsatzsteuer
- Umsatzgrenze von 22.000 Euro deckelt Umsätze
- Vorsteuer kann nicht abgezogen werden
- Zum Teil Image-Nachteile bei Kunden
- Wettbewerbsnachteile durch steuerbedingte höhere Preise bei einem späteren Übergang zur regulären Besteuerung
Vorteile
Der größte Pluspunkt der Kleinunternehmerregelung liegt darin, dass Sie sich als Unternehmer von der Umsatzsteuer befreien lassen dürfen. Das heißt, dass Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen und Ihre Kunden diese Steuer folglich auch nicht bezahlen müssen. Im Vergleich zu umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen können Kleinunternehmer ihre Waren und Dienstleistungen deshalb günstiger anbieten.
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, muss auf Ihren Rechnungen ein Hinweis enthalten sein, der Ihren Kunden anzeigt, dass Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer im Sinne des § 19 UStG ausweisen.
Da Sie keine Umsatzsteuer einnehmen, müssen Sie sie auch nicht ans Finanzamt weiterleiten. Somit entfällt für Sie die Verpflichtung, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Hierdurch können Sie Ihren Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren, da die Voranmeldung der Umsatzsteuer regelmäßig monatlich oder vierteljährlich abgegeben werden muss.
Ab 2024 müssen Freiberufler und Selbstständige, die sich für den Status als Kleinunternehmer nach § 19 UStG entschieden haben, auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben. Bis einschließlich 2023 müssen Sie die Jahreserklärung für die Umsatzsteuer jedoch noch erstellen. Kleinunternehmer weisen hier lediglich ihren Jahresumsatz ohne Umsatzsteuer aus.
Kleinunternehmer sind nicht dazu verpflichtet, auf ihren Rechnungen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben, haben jedoch die Möglichkeit, sie zu beantragen. Ausnahmen gelten für Online-Händler, die ihre Waren über elektronische Marktplätze anbieten und sich seit 2021 dort nur Angabe ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer registrieren können.
Nachteile
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, müssen Sie sich in den kommenden fünf Jahren daran halten. Das heißt, dass Sie die Entwicklung Ihrer Firma möglichst realistisch einschätzen sollten. Zwar erscheint ein Umsatz von über 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr für viele Start-ups zunächst sehr hoch, doch je nach Branche kann die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze schnell erreicht sein. Wer hingegen nur im Nebenberuf selbstständig ist, bleibt vielleicht jahrelang problemlos unter dieser Grenze. Prüfen Sie Ihre Perspektiven deshalb sehr genau, bevor Sie sich für den steuerlichen Status als Kleinunternehmer entscheiden.
Ein wesentlicher Nachteil des Kleinunternehmer-Status besteht darin, dass Sie gegenüber dem Finanzamt keinen Vorsteuerabzug geltend machen können. Wenn Sie für die Gründung Ihres Unternehmens oder im laufenden Betrieb auf größere Investitionen angewiesen sind, verschenken Sie damit bares Geld.
Gründer und Start-ups sollten außerdem bedenken, dass potenzielle Kunden zumindest in manchen Branchen nicht bevorzugt mit einem Kleinunternehmer arbeiten möchten, sondern umsatzstärkere und folglich automatisch umsatzsteuerpflichtige Unternehmen präferieren. Insbesondere Firmenkunden gehen davon aus, dass Kleinunternehmer über weniger Erfahrung und Professionalität verfügen.
Zudem können sich anfängliche Preisvorteile für den Kunden perspektivisch als Wettbewerbsnachteil erweisen. Wenn sich Ihr Unternehmen positiv entwickelt, fallen Sie früher oder später unter die Umsatzsteuerpflicht, da Sie die Voraussetzungen für den Status als Kleinunternehmer nicht mehr erfüllen. Ihren Kunden gegenüber müssen Sie somit Preiserhöhungen durchsetzen, die sich aus dem Aufschlag der Umsatzsteuer auf Ihre Leistungen ergeben. Private Kunden werden nicht immer bereit zu sein, den höheren Preis zu zahlen, was spürbare Umsatz- und Gewinneinbrüche nach sich ziehen kann. Falls Sie die Kleinunternehmerregelung wählen, sollten Sie den damit verbundenen Preisvorteil deshalb nicht vollständig an Ihre Kunden weitergeben.
Anwendung der Kleinunternehmerregelung
Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie genau festgelegte Vorschriften erfüllen.
Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist, wer im vergangenen Kalenderjahr einen Umsatz von maximal 22.000 Euro erwirtschaftet hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz macht.
Ist dies der Fall, kann jeder Selbstständige oder Freiberufler einen Antrag auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung stellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind. Die Regelung bezieht sich nicht auf die Art der selbstständigen Tätigkeit, sondern ausschließlich auf die Befreiung von der Umsatzsteuer.
Die Kleinunternehmerregelung können Sie nur dann in Anspruch nehmen, wenn Sie im vergangenen Jahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschritten haben. Wichtig ist dabei, dass diese Summe einschließlich der Umsatzsteuer von in der Regel 19 % berechnet werden muss. Ihr Vorjahresumsatz ohne Umsatzsteuer für 12 Monate darf somit bei maximal 18.487 Euro liegen. Unter Hinzurechnung der Umsatzsteuer von 19 % ergibt sich daraus ein Jahresumsatz von 21.999 €. Im laufenden Kalenderjahr darf Ihr Umsatz nicht höher sein als 50.000 €. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, darf Ihnen das Finanzamt den Status als Kleinunternehmer nicht verwehren.
Falls Sie als Gründer Ihre Geschäftstätigkeit nicht im Januar, sondern unterjährig beginnen, müssen Sie den geschätzten Jahresumsatz auf die tatsächlichen Monate Ihrer Selbstständigkeit umrechnen. Hierdurch reduziert sich im ersten Jahr die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze. Wenn Sie im Mai in die Selbstständigkeit starten und somit nicht 12 Monate, sondern innerhalb des Kalenderjahres nur 8 Monate selbstständig tätig sind, liegt die Umsatzgrenze im ersten Jahr lediglich bei 8/12 von 22.000 Euro und folglich bei 14.667 Euro. Wenn im Mai bereits absehbar ist, dass Ihr Umsatz im ersten Geschäftsjahr höher ist als diese Summe, dürfen Sie die Kleinunternehmerregelung nicht verwenden.
Entscheidung für den Kleinunternehmer-Status
Ihre Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung teilen Sie dem Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mit, den Sie auf dem ELSTER-Portal herunterladen können. Zum Beginn ihrer Selbstständigkeit gehört die Ausfüllung des Fragebogens zu den Pflichtaufgaben. Nach der Aufnahme einer freiberuflichen oder selbstständigen Tätigkeit haben Sie für seine Übermittlung an das Finanzamt maximal vier Wochen Zeit. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten, setzen Sie ein Kreuz unter Punkt 7.3.
Die Regelung ist jedoch kein Gründungsprivileg. Ebenso ist es möglich zu einem späteren Zeitpunkt von der Regelbesteuerung in den Kleinunternehmer-Status zu wechseln, wenn Sie die Voraussetzungen des § 19 UStG erfüllen. Ein Wechsel ist jedoch nur zum Ende des Geschäftsjahres möglich, das in der Regel mit dem Kalenderjahr identisch ist. Bei schwankenden Umsätzen ist auch ein wiederholter Wechsel möglich: Beispielweise belaufen sich Ihre Umsätze in einem Jahr auf 40.000 Euro, sodass Sie im nächsten Jahr automatisch der Regelbesteuerung unterliegen. Sobald sie wieder unter die Grenze von 22.000 Euro sinken, können Sie sich im Folgejahr erneut für die Kleinunternehmerregelung entscheiden.
Einen späteren Wechsel zur Kleinunternehmerregelung oder in die reguläre Besteuerung zeigen Sie dem Finanzamt durch eine formlose schriftliche Mitteilung an.
Wenn Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmen in den vergangenen fünf Jahren einen Vorsteuerabzug für die Anschaffung von Anlagevermögen (z. B. Büroeinrichtung, Firmenwagen) geltend gemacht haben und in den Status eines Kleinunternehmers wechseln, muss nach § 15a Abs. 1 und 7 UStG eine Korrektur der Vorsteuerabzugs erfolgen. Relevant ist diese Vorschrift laut § 44 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) jedoch nur dann, wenn die Vorsteuer des jeweiligen Wirtschaftsgutes 1.000 Euro überschreitet. Für Lagerbestände und andere Bestandteile des Umlaufvermögens gilt sinngemäß die gleiche Regelung, sofern sie im Betrieb erst nach dem Wechsel in die Kleinunternehmerregelung verwendet wurden.
Als ein Beispiel: Sie haben 2018 einen neuen Firmenwagen angeschafft und dafür den Vorsteuerabzug geltend gemacht. 2020 wechseln Sie in den Status eines Kleinunternehmers. In diesem Fall haben Sie Anspruch auf eine Vorsteuerrückerstattung für zwei Jahre, für die restlichen drei Jahre müssen Sie die bereits erhaltene Vorsteuer ans Finanzamt zurückerstatten. Die tatsächliche Nutzungsdauer spielt für die Anwendung der fünfjährigen Korrekturfrist keine Rolle.
Fünf Jahre Bindung an die Kleinunternehmerregelung
Sofern Sie die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nehmen wollen, sind Sie in den kommenden fünf Kalenderjahren dazu verpflichtet, bei diesem steuerlichen Status zu bleiben. Der Gesetzgeber will damit verhindern, dass Selbstständige im ersten Jahr hohe Vorsteuererstattungen in Anspruch nehmen und im Folgejahr zur Kleinunternehmerregelung wechseln.
Ebenso gilt eine fünfjährige Bindung, wenn Sie sich für die reguläre Besteuerung entscheiden.
Wechsel zur Regelbesteuerung
Ein Wechsel zur regulären Umsatzsteuerzahlung kann innerhalb des Fünfjahreszeitraums erforderlich werden, wenn Sie die gesetzlich festgelegte Kleinunternehmer-Umsatzgrenze überschreiten. Hier sind drei mögliche Szenarien für die ersten drei Jahre nach der Gründung:
Das Finanzamt benachrichtigt Sie nicht darüber, dass Ihr Kleinunternehmer-Status endet. Entsprechende Informationen über höhere Umsätze liegen dem Amt zudem frühestens im Folgejahr durch Ihre Jahressteuererklärungen vor. Als Kleinunternehmer müssen Sie Ihre Umsätze folglich selbst überwachen und gegebenenfalls den Wechsel in die Regelbesteuerung in die Wege leiten, um Umsatzsteuerschulden zu vermeiden. Eine exakte Umsatzüberwachung muss insbesondere dann erfolgen, wenn Ihr Jahresumsatz bereits in der Nähe der 22.000-Euro-Marke (Netto-Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer) liegt.
Umsatzsteuernachzahlungen
Wenn Sie bei Umsätzen oberhalb der gesetzlichen Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung die Umsatzsteuerbefreiung weiterhin in Anspruch nehmen, entstehen gegenüber dem Finanzamt automatisch Umsatzsteuerschulden. Dass Sie weiterhin Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis schreiben, spielt für das Zustandekommen der Steuerschuld keine Rolle. Die Pflicht zur Nachzahlung von Umsatzsteuer setzt mit der ersten Rechnung nach dem Übergang zur Regelbesteuerung ein.
An Firmenkunden, denen Sie bisher keine Umsatzsteuer berechnet haben, dürfen Sie gegebenenfalls korrigierte Rechnungen mit Angabe der Umsatzsteuer verschicken, die Ihr Kunde dann gegenüber dem Finanzamt als Vorsteuer geltend machen kann. Bei Privatkunden ist dagegen keine nachträgliche Berechnung der Umsatzsteuer möglich.
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung hat Vor- und Nachteile. Speziell für Existenzgründer kann die Regelung eine deutliche administrative Entlastung sein. Eine Umsatzsteuervoranmeldung ist für Kleinunternehmer nicht erforderlich, da keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss. Ab dem Steuerjahr 2024 sind Kleinunternehmer auch von der Erstellung der Umsatzsteuer-Jahreserklärung befreit.
Allerdings kann ein Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehen, außerdem befreit die Regelung nicht von der Pflicht, Rechnungen zu erstellen. Die für eine Kleinunternehmer-Rechnung erforderlichen Pflichtangaben entsprechen den Vorgaben, die auch für alle anderen Unternehmer gelten – natürlich mit Ausnahme der Angabe der Umsatzsteuer sowie der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Nachteilig für das Unternehmen können auch Imagemängel sowie steuerbedingte Preiserhöhungen nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung sein.
Vorteilhaft ist der Kleinunternehmer-Status primär für nebenberuflich Selbstständige, die überwiegend im Privatkundengeschäft sind, nicht auf größere betriebliche Investitionen sind und davon ausgehen, dass ihr Jahresumsatz längerfristig nicht über die Grenze von 22.000 Euro steigt.
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Die Definition des Kleinunternehmers läuft über den Umsatz des Unternehmens. Betriebe gelten laut § 19 Abs. 3 UStG dann als Kleinunternehmen, wenn ihr Umsatz im vergangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat (bis 2019: 17.500 Euro). Zusätzlich darf der voraussichtliche Umsatz im laufenden Kalenderjahr die 50.000-Euro-Marke nicht überschreiten.
Wer eine unternehmerische Tätigkeit aufnimmt, muss den Umsatz für das erste Jahr schätzen. Eine Einstufung als Kleinunternehmer ist möglich, wenn die Schätzung unter der Grenze von 22.000 Euro (Netto-Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer) liegt.
Wichtig: Die Schätzungen müssen realistisch sein, sonst kann die Kleinunternehmer-Regelung nicht in Anspruch genommen werden.
Nein – eine Pflicht zur Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung gibt es für Unternehmen mit geringen Umsätzen nicht. Sie können wählen, ob Sie sich für den Status als Kleinunternehmer oder für die Regelbesteuerung entscheiden.
Für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung darf der Umsatz eines Unternehmens im vergangenen Kalenderjahr 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro, jeweils Netto-Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer) nicht überschreiten. Eine einmalige Überschreitung der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze bis maximal 50.000 Euro Umsatz im laufenden Kalenderjahr ist möglich. Fällt auch im kommenden Jahr der Umsatz höher aus, kann die Kleinunternehmer-Regelung nicht mehr in Anspruch genommen werden.
Die Kleinunternehmer-Regelung eignet sich primär für nebenberuflich Selbstständige im Privatkundengeschäft, sofern ihre Jahresumsätze auch langfristig voraussichtlich unter der gesetzlich festgelegten Grenze bleiben und sie keine größeren Investitionen zu tätigen haben.
Für Gründer, die eine Vollerwerbs-Selbstständigkeit planen, lohnt sich der Kleinunternehmer-Status in der Regel nicht, zumal sie von Umsätzen von maximal 22.000 Euro ihren Lebensunterhalt auf Dauer meist nicht bestreiten können. Gegen die Kleinunternehmer-Regelung sprechen auch einige weitere Gründe:
- Der Vorsteuerabzug für Anfangsinvestitionen oder Investitionen im laufenden Betrieb nach § 15 UStG geht durch den Kleinunternehmer-Status komplett verloren.
- Anfängliche Preisvorteile durch den Wegfall der Umsatzsteuer verkehren sich bei einem späteren Wechsel in die Regelbesteuerung in ihr Gegenteil, da Kunden dann die steuerbedingten höheren Preise vermittelt werden müssen.
- Im B2B-Geschäft ist die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung generell nicht empfehlenswert – unabhängig davon, ob die Selbstständigkeit hauptberuflich oder im Nebenerwerb betrieben wird. Preisvorteile für Kunden sind damit grundsätzlich nicht verbunden, da Geschäftskunden von ihnen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuerabzug geltend machen können. Zudem haben Kleinunternehmer im Geschäftskundensegment häufig einen Imagenachteil.
Ein freiwilliger Wechsel zur Regelbesteuerung ist erst nach fünf Jahren möglich. Dagegen findet ein automatischer Wechsel zur Regelbesteuerung statt, wenn Ihre Umsätze zwei Jahre in Folge die Grenze von 22.000 Euro übersteigen oder Ihr Umsatz im laufenden Jahr höher als 50.000 Euro ist.
Auch als Kleinunternehmer können Sie mehrere Gewerbebetriebe führen oder freiberufliche Tätigkeiten ausüben, sofern der Gesamtumsatz daraus im vergangenen Kalenderjahr unter der 22.000-Euro-Marke bleibt. Der Kleinunternehmer-Status ist an Ihre Person gebunden und kann nicht für mehrere Einzelfirmen in Anspruch genommen werden.
